Die Herausforderung
Die BMK Gruppe, ein führender Hersteller für Oberflächenbeschichtungen und Imprägnate, stand vor der Herausforderung, ihre globalen Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Nachdem die Buchhaltung an eine externe Steuerberatung ausgelagert war, führten unterschiedliche Methoden der Dokumentenübermittlung zu Verzögerungen und Verlusten von Dokumenten. Dies beeinträchtigte die Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltung erheblich.
Die Lösung
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich die BMK Gruppe für die Implementierung von DocuWare, einem Cloud-basierten Dokumentenmanagement-System. Der Entscheidungsprozess beinhaltete die Suche nach einer Lösung, die ohne größere Investitionen und Hardware auskommt. 'Mit unserem DMS wollten wir in keine zusätzliche Hardware investieren oder Ressourcen in Updates, Fehlersuchen oder sonstige Problemlösungen stecken. DocuWare Cloud ließ sich ohne größere Investition installieren und skalieren,' sagt Jan Martin Zizka, IT-Leiter der BMK Gruppe. Innerhalb von nur zwei Wochen wurde DocuWare am US-Standort implementiert und die Buchhaltungsprozesse wurden sofort durch die automatische Indizierung eingehender Belege optimiert. 'Mit DocuWare haben wir den Rechnungseingangsprozess enorm verbessert. Die früher oft holprigen Prozesse wurden durch die Cloud-Lösung gruppenweit digitalisiert,' so Zizka weiter.
Die Ergebnisse
Nach der Implementierung von DocuWare konnte die BMK Gruppe erhebliche Verbesserungen in ihren Buchhaltungsprozessen verzeichnen. Die schnelle Rechnungsverarbeitung ermöglicht es, Skonti zu nutzen und Fehler zu vermeiden. 'Das DMS ist ein wichtiges Element unserer Cloud-Strategie, mit der wir unsere Prozesse weltweit optimieren. Durch die schnelle Rechnungsverarbeitung können wir sicher sein, Skonti zu nutzen,' erklärt Zizka. Die Nutzerakzeptanz war erstaunlich hoch, was zeigt, dass die Mitarbeiter die Vorteile der neuen Lösung schnell erkannten. 'Unsere Verarbeitungsgeschwindigkeit für Belege ist hoch, wodurch wir heute alle Skonti vollständig nutzen können,' fügt Zizka hinzu. Insgesamt hat die BMK Gruppe durch die Implementierung von DocuWare ihre Effizienz und Genauigkeit in der Buchhaltung erheblich gesteigert.
