Die Herausforderung
Accuride International, ein weltweit führender Spezialist für kugelgelagerte Teleskopschienen, stand vor der Herausforderung, die Effizienz seiner Geschäftsprozesse zu steigern und den Papierverbrauch zu reduzieren. Dies erforderte eine nachhaltige Lösung, die eine einfache Integration in die bestehende Software-Infrastruktur und eine benutzerfreundliche Bedienung gewährleistet.
Die Lösung
Accuride International entschied sich für die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Diese Entscheidung wurde nach sorgfältiger Abwägung verschiedener Lösungen getroffen. Das neue DMS ermöglichte die Digitalisierung und Optimierung verschiedener Geschäftsprozesse, einschließlich der Personalverwaltung, des Einkaufs und der Rechnungsprüfung. Sandra Schneider, Financial Controller bei Accuride in München, betont: 'Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.'
Die Ergebnisse
Seit der Einführung des elektronischen DMS konnte Accuride International beeindruckende Ergebnisse verzeichnen. Der Papierverbrauch wurde um 90% reduziert, und es wurden 82.000 Dokumente im digitalen Archiv gespeichert. Die Amortisationszeit des neuen Systems lag bei unter drei Jahren. Heute arbeiten rund 130 Mitarbeiter mit DocuWare, und die Lösung erfreut sich hoher Akzeptanz. Ein Mitarbeiter betont: 'Ich schätze, dass mittlerweile rund 130 unserer Mitarbeiter mit DocuWare arbeiten. Die Lösung erfreut sich hoher Akzeptanz. Eine Tatsache, die auf benutzerfreundliche Funktionalitäten wie der automatisierten Indexierung oder der Volltextsuche zurückzuführen ist.' Ein weiterer Mitarbeiter ergänzt: 'Erfreulich ist, dass wir heute über digitale Workflows schnell und transparent bearbeitete Administrationsaufgaben ohne unsere IT-Spezialisten durchführen, also Workflows in Eigenregie erstellen und an geänderte Geschäftsprozesse anpassen können.'
