Automatisierte Rechnungskontierung mit KI in DocuWare

Die KI analysiert den Beleginhalt – insbesondere die Artikelzeilen und ihre Kategorie (z.B. Übernachtungspauschale, Elektronik, Dienstleistung etc.) – und wählt auf Basis des DATEV-Kontenrahmens SKR03 oder SKR04 automatisch das passende Sachkonto aus. Sie berücksichtigt dabei globale Einstellungen des Kontenrahmens, sowie individuelle Regeln, die in einem DocuWare-Hilfsarchiv hinterlegt sind.

Ja. In einem speziellen Hilfsarchiv in DocuWare können beliebige Kostenstellen, Kostenträger oder Sachkonten gepflegt werden. Die KI nutzt diese Informationen aktiv, um Belege präzise zu kontieren und die Zuordnung zu individualisieren – ideal für Unternehmen mit eigener Kostenstellenstruktur.

Jede Kontierung wird transparent erklärt.
Im erweiterten DocuWare-TableField erscheinen zusätzliche Spalten wie Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Begründung. Dort dokumentiert die KI nachvollziehbar, warum sie ein bestimmtes Sachkonto gewählt hat – z. B. „wiederkehrende Buchung für Lieferant XY“ oder „Artikelbeschreibung enthält ‚Büromaterial‘“.

Ja. Die KI arbeitet standardmäßig mit DATEV SKR03 oder SKR04, kann jedoch auf Wunsch für abweichende Kontenrahmen oder individuelle ERP-Strukturen angepasst werden.

Vollständig. Es handelt sich nicht um eine externe Anwendung, sondern um ein nahtlos integriertes Add-on, das innerhalb von DocuWare funktioniert – inklusive Zugriff auf Archive, TableFields und Workflows.

Nein, die KI ist sofort einsatzbereit. Der "Prompt" beinhaltet entsprechende Anweisungen und wird mit individuellen Wünschen und Werten (z.B. Kostenstellen) erweitert, so dass diese durch die KI verwendet werden können.

Die gesamte Verarbeitung findet innerhalb der cloudbasierten Middleware Make.com statt und ist direkt an ihr DocuWare Cloud-System angebunden . Wir nutzen Anthropic Claude als KI, die auf europäischen Servern arbeitet. Das Dokument wird für die Auslese und Kontierung an die KI übermittelt.

Abweichungen oder Fehlinterpretationen können direkt in der Workflow-Aufgabe von DocuWare im TableField korrigiert werden. 

Hinweis: Die KI kann Fehler machen.

Ideal für alle Unternehmen, die mehrere Lieferantenrechnungen pro Monat verarbeiten und manuelle Kontierungsarbeit minimieren wollen – insbesondere im Rechnungswesen, in der Buchhaltung oder in Shared-Service-Centern.

Lediglich ein aktives DocuWare-System (Cloud) sowie das Add-on selbst. Optional empfiehlt sich ein Hilfsarchiv mit den individuellen Kontierungsregeln, um die volle Leistungsfähigkeit der KI auszuschöpfen.

Ja. Neben einer individuellen Demo durch unseren Vertrieb stellen wir im Rahmen eines PoC (Proof of Concept) die KI-Kontierung gerne auch in ihrem DocuWare-System zur Verfügung.

Das Add-on wird als monatliches Subskriptionsmodell lizenziert. Die Preisstruktur orientiert sich an den DocuWare-Cloud-Tarifen, abhängig von der Anzahl der zu verarbeitenden Belege.