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Erfolgreiche Dokumenten-
archivierung in der Praxis

Dieses E-Book zeigt, warum sichere Dokumentenarchivierung entscheidend ist: Es erklärt Risiken wie Datenverlust und Compliance-Verstöße und zeigt, wie moderne Systeme Unternehmen schützen und Prozesse zuverlässiger machen.

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Was Sie in unserem E-Book erwartet

Dieses E-Book zeigt, wie Unternehmen ihre Dokumentenarchivierung sicher und strukturiert aufbauen – von unsicheren Ablagen hin zu einem revisionssicheren, digitalen Dokumentenmanagement. Im Fokus stehen klare Sicherheitsstandards, Compliance und zuverlässige Prozesse – ohne unnötige Komplexität oder lange Einführungsphasen.

🚀 Sie erfahren, wie Sie Sicherheitslücken schließen und Ihre sensiblen Daten wirksam schützen

📁 Sie lernen, wie moderne DMS Zugriff, Versionierung und Nachvollziehbarkeit zuverlässig steuern

⚡ Sie erzielen mehr Transparenz und Verfügbarkeit in Ihren Dokumentenprozessen

🎯 Sie erfüllen gesetzliche Anforderungen sicher und vermeiden Compliance-Risiken

📈 Sie schaffen die Grundlage für stabile, skalierbare und zukunftssichere Archivierungsprozesse

Unsere Lösung:

Rechnungen kosten Zeit, weil sie verteilt, manuell und intransparent bearbeitet werden. Mit DocuWare bündeln Sie Belege, Informationen und Freigabeschritte in einem zentralen, digitalen Workflow. So werden Eingangsrechnungen schneller geprüft, gebucht und archiviert – Skontofristen werden genutzt, Fehler reduziert und Ihre Finanzprozesse deutlich entlastet.

Deutlich weniger Suchaufwand

Rechnungen und zugehörige Belege (Bestellung, Lieferschein, Verträge) liegen in einem zentralen, digital durchsuchbaren Rechnungsarchiv und sind in Sekunden auffindbar – unabhängig von Standort oder Abteilung.

Schnellere Prüf- & Freigabeprozesse

Automatisierte Workflows ersetzen E-Mail-Pingpong, Umlaufmappen und manuelle Erinnerungen. Rechnungen laufen regelbasiert an die richtigen Freigeber, inklusive Vertretungsregeln, Eskalationen und Prüfpfaden – vom Rechnungseingang bis zur Buchung.

Weniger manuelle Datenerfassung

Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum, Beträge und Kostenstellen werden automatisch ausgelesen und übernommen. Intelligente Erkennung minimiert Tippfehler, vermeidet Dubletten und reduziert den Erfassungsaufwand auf ein Minimum.

Mehr Transparenz & Kontrolle

Der Status jeder Rechnung ist jederzeit nachvollziehbar: Wo liegt sie, wer prüft sie gerade, welche Beträge sind offen? Dashboards und Auswertungen schaffen Transparenz über Durchlaufzeiten, Skontonutzung und Liquidität – in Echtzeit.

Archivierung & Compliance

Alle Rechnungen – ob Papier, PDF oder E‑Rechnung (z. B. ZUGFeRD, XRechnung, XML) – werden GoBD-konform, manipulationssicher und langfristig archiviert. Aufbewahrungsfristen, Prüfpfade und gesetzliche Anforderungen werden automatisch eingehalten.

Verbindung an Finanzbuchhaltung

DocuWare übergibt geprüfte und freigegebene Rechnungen inklusive Buchungsdaten direkt an Ihr ERP- oder FiBu-System. So vermeiden Sie Medienbrüche, sichern konsistente Daten und beschleunigen den gesamten Procure-to-Pay-Prozess.

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