Die Herausforderung
ROBOTSPACESHIP stand vor der Herausforderung, ihre administrativen Prozesse zu optimieren und den Anforderungen eines agilen Unternehmens gerecht zu werden. Die bisher praktizierte Mischung aus digitalen und physischen Ablagesystemen war ineffizient und hinderte die Flexibilität der Teams.
Die Lösung
Nach einer gründlichen Recherche entschied sich ROBOTSPACESHIP für die DocuWare Cloud als Lösung zur Digitalisierung und Optimierung ihrer Prozesse. Die Entscheidung fiel aufgrund der umfassenden Funktionen von DocuWare, wie der revisionssicheren Archivierung, den mobilen Zugriffsmöglichkeiten und der nahtlosen Integration mit bestehenden Anwendungen. Judith Kemmann, verantwortlich für Finanzen und Administration bei ROBOTSPACESHIP, berichtet: "Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm." Mit DocuWare konnte die Agentur ihre administrativen Prozesse klar strukturieren, transparent gestalten und die Agilität erreichen, die für eine moderne Digital-Agentur notwendig ist.
Die Ergebnisse
Durch den Einsatz von DocuWare Cloud konnte ROBOTSPACESHIP seine administrativen Abläufe erheblich verbessern. Die Buchhaltung und Verwaltung funktionieren nun reibungslos auch im Home-Office, und alle Dokumente sind revisionssicher und umweltschonend digital archiviert. Judith Kemmann hebt hervor: "Mit der DocuWare-Lösung verfügen wir über die Agilität, die einer Digital-Agentur entspricht. Jedes Teammitglied kann jederzeit und überall auf die erforderlichen Dokumente zugreifen. Der Prozess ist klar strukturiert, transparent und übersichtlich." Besonders in der Corona-Krise erwies sich die Lösung als äußerst wertvoll: "In der Corona-Krise war DocuWare Gold wert. Denn auf die physische Präsenz im Büro waren wir nicht mehr angewiesen; die Administrations- und Buchhaltungsprozesse waren bereits digitalisiert und durch die Cloud-Lösung bestand von überall Zugriff auf die Archive." Die Einführung von DocuWare führte zu einer viel besseren Prozesskontrolle und einem effizienteren Arbeitsablauf, was die Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeit des Unternehmens stärkte.
