HVVG revolutioniert Rechnungsverarbeitung mit DocuWare und reduziert Zeitaufwand um 70%

Die Herausforderung

Die HVVG Heimverwaltungs- und Vermietungsgesellschaft mbH betreibt Pflegeeinrichtungen und -dienste an 24 Standorten. Vor der Implementierung von DocuWare waren die Prozesse der Rechnungsverarbeitung zeitaufwändig und papierbasiert. Manuelle Eingriffe und hoher Papierverbrauch führten zu ineffizienten Abläufen, die sowohl Zeit als auch Personalressourcen beanspruchten.

Die Lösung

Auf der Suche nach einer effizienteren Lösung zur Rechnungsverarbeitung entschied sich die HVVG für das Dokumenten-Management-System DocuWare. Ausschlaggebend für die Wahl war die Kombination aus einfacher Bedienung und den vielfältigen Möglichkeiten, die das System bietet. 'Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv,' erklärt Gereon Steinkuhl, Projektmanager bei der HVVG. Durch den Einsatz von DocuWare konnten die Prozesse digitalisiert und automatisiert werden, was zu erheblichen Verbesserungen führte.

Die Ergebnisse

Nach der Implementierung von DocuWare verzeichnete die HVVG beeindruckende Ergebnisse: Der Zeitaufwand bei der Rechnungsverarbeitung wurde um 70% reduziert, was einer Einsparung von 20 Minuten pro Rechnung entspricht. Dank der hohen Ausleserate durch KI von über 90% konnten die Qualitätsstandards deutlich gesteigert werden. Zudem konnte die HVVG durch diese Effizienzsteigerung ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen, wie Gereon Steinkuhl bestätigt: 'Unsere Attraktivität als Unternehmen steigt; wir können unter anderem in Stellenanzeigen damit werben, dass wir mit aktueller Technologie wie einem KI-gesteuerten DMS arbeiten.'