Digitalisierung der Prozesse bei der Bayerischen Verwaltungsschule mit DocuWare und Microsoft Dynamics 365 Business Central

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Herausforderung

Mit jährlich ca. 66.000 eingehenden Rechnungen und einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren war die Papierflut in der Münchner Geschäftsstelle der BVS kaum noch zu bewältigen. Es wurde eine Lösung gesucht, um das Platzproblem zu lösen und die Arbeitsabläufe zu verbessern und zu digitalisieren, insbesondere bei der früher sehr aufwendigen Rechnungsprüfung mit 4-Augen-Prinzip.

Ergebnis

Die Implementierung von DocuWare hat zu einer erheblichen Verbesserung der Arbeitsabläufe geführt. Rechnungen werden schneller bearbeitet und Mahnungen gehören der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter können nun direkt aus dem ERP-System auf archivierte Belege zugreifen. Die Finanzbuchhaltung hat eine genaue Übersicht über alle Rechnungen und deren Status, was zu einer effizienteren Nutzung von Skonti und einer Reduzierung der Bearbeitungszeit führt. Die digitale Lösung entlastet die Buchhaltung und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Schlüsselprodukte

DocuWare, DocuWare Connect to BC 365, Microsoft Dynamics 365 Business Central

www.bvs.de

66.000

Jährlich eingehende Rechnungen

10 Jahre

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht

190

Anzahl der Mitarbeiter

100%

Digitalisierung der Rechnungsprüfung

Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es heute vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am gleichen Tag bezahlt wird. So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr. Unsere Arbeitsabläufe sind einfacher und übersichtlicher geworden. Zur schnellen Akzeptanz der Lösung trug das wesentlich bei.

Anja Maier

Svt. Fachbereichsleiterin Finanzen, Bayerische Verwaltungsschule, München

Zukünftig wollen wir weitere Teilbereiche der Buchhaltung in das Projekt mit einbeziehen und den zentralen Dokumenten-Pool zum Beispiel für die Kostenaufstellungen der Dozenten nutzen.

Anja Maier

Svt. Fachbereichsleiterin Finanzen, Bayerische Verwaltungsschule, München

Bayerische Verwaltungsschule (BVS) Körperschaft des öffentlichen Rechts

Die Bayerische Verwaltungsschule (BVS) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und ein innovatives Dienstleistungsunternehmen für Aus- und Fortbildung. Mit Standorten in ganz Bayern und einem Team von 190 Mitarbeitern sowie zahlreichen Dozenten bietet die BVS praxisnahe Qualifizierungsmaßnahmen für den öffentlichen Dienst.

Die Herausforderung

Mit jährlich ca. 66.000 eingehenden Rechnungen und einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren war die Papierflut in der Münchner Geschäftsstelle der BVS kaum noch zu bewältigen. Die manuelle Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen war langwierig und fehleranfällig, was zu Mahnungen und verpassten Skonto-Fristen führte. Die BVS benötigte eine Lösung, um ihre Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Die Lösung

Die Bayerische Verwaltungsschule entschied sich für die Implementierung von DocuWare und die Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central. Diese Entscheidung fiel nach einer gründlichen Evaluierung verschiedener Lösungen. Die Integration ermöglichte es, Rechnungen digital zu erfassen, zu prüfen und zu archivieren. Anja Maier, Svt. Fachbereichsleiterin Finanzen bei der BVS, betont: „Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es heute vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am gleichen Tag bezahlt wird. So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr. Unsere Arbeitsabläufe sind einfacher und übersichtlicher geworden. Zur schnellen Akzeptanz der Lösung trug das wesentlich bei.“

Die Ergebnisse

Die Implementierung von DocuWare und die Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central haben zu einer signifikanten Verbesserung der Arbeitsabläufe bei der BVS geführt. Die Rechnungsprüfung ist nun zu 100 % digitalisiert, was die Bearbeitungszeiten drastisch reduziert und die Nutzung von Skonti verbessert hat. Anja Maier fügt hinzu: „Zukünftig wollen wir weitere Teilbereiche der Buchhaltung in das Projekt mit einbeziehen und den zentralen Dokumenten-Pool zum Beispiel für die Kostenaufstellungen der Dozenten nutzen.“ Die digitale Lösung hat die Buchhaltung entlastet und den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.