Die Herausforderung
Die Stiftung Kloster Eberbach stand vor der Herausforderung, ihre Rechnungsbearbeitung zu optimieren. Der bislang umständliche und zeitaufwändige Prozess führte dazu, dass Rechnungen mehrere Tage oder Wochen benötigten, um durch die verschiedenen Gebäude des Klostergeländes zu gelangen.
Die Lösung
Durch die Implementierung von DocuWare konnte die Stiftung Kloster Eberbach einen Rechnungseingangs-Workflow etablieren, der die Effizienz deutlich steigerte. Yannick Müller, Leitung Finanzen und Controlling, IT, betont: 'DocuWare ermöglicht uns eine Bearbeitung von Dokumenten von nahezu überall. Die intuitive Bearbeitungsoberfläche auf Anwenderseite und große Möglichkeiten der eigenständigen Anpassung von Workflows und Berechtigungskonzepten sorgen für ein gutes Arbeiten mit dem System.'
Die Resultate
Nach der Einführung von DocuWare konnte die Bearbeitungszeit für Rechnungen drastisch reduziert werden. Wo früher Tage oder Wochen vergingen, ist die Freigabe von Rechnungen nun innerhalb einer Stunde möglich. Diese Effizienzsteigerung zeigt, wie wirkungsvoll die Umstellung auf ein modernes Dokumentenmanagement-System sein kann.
